الرد خارج الدوام في واتساب أعمال يتم برسالة الغياب (Away message): افتح تطبيق WhatsApp Business، ثم تبويب الأدوات، ثم رسالة الغياب، وفعّل «إرسال رسالة غياب»، واكتب نصّك، واختر من الجدول الزمني «خارج ساعات العمل». بعدها تصل الرسالة تلقائياً لكل من يراسلك وأنت مغلق، وتخبره متى يتوقّع ردّك.
يشرح هذا الدليل الإعداد خطوة بخطوة، والفرق بين خيارات الجدولة الثلاثة، ونماذج جاهزة للنسخ. وإن كان أغلب عملائك يراسلونك مساءً ولا يكفيهم «سنرد غداً»، فاطّلع على موظف الذكاء الاصطناعي من NourSky الذي يجيب عن السؤال في وقته.
ما هي رسالة الغياب في واتساب أعمال؟
رسالة الغياب نص تكتبه مرة واحدة، ويرسله التطبيق تلقائياً لمن يراسلك في الأوقات التي تحدّدها. ويصفها مركز مساعدة واتساب بأنها رسالة تُعلم العميل بأنك مشغول أو بعيد عن الهاتف، وتطمئنه إلى أنك لم تتجاهله. وهي تختلف عن رسالة الترحيب:
| رسالة الترحيب | رسالة الغياب | |
|---|---|---|
| متى تُرسَل | عند أول رسالة من العميل، أو بعد 14 يوماً من دون نشاط | في الأوقات التي تختارها من الجدول الزمني |
| وظيفتها | الترحيب وطلب المعلومات الأولى | إخبار العميل بموعد الرد |
| الجدولة | لا جدولة | دائماً، أو جدول مخصّص، أو خارج ساعات العمل |
لماذا يهمّ الرد خارج أوقات العمل؟
لأن العملاء لا يراسلون في ساعات الدوام فقط، وواتساب صار قناتهم الأولى:
- تجري أكثر من 600 مليون محادثة يومياً بين الناس والأنشطة التجارية على منصات Meta، بحسب مكالمة أرباح الربع الثالث 2023 التي نقلتها TechCrunch في 26 أكتوبر 2023.
- في الهند، أكبر أسواق واتساب، يراسل أكثر من 60% من مستخدمي التطبيق حساباً تجارياً كل أسبوع، بحسب المكالمة نفسها.
- تجاوز تطبيق WhatsApp Business 200 مليون مستخدم نشط شهرياً، بعد 50 مليوناً في 2020، بحسب TechCrunch في 27 يونيو 2023.
وفي المكالمة نفسها قال Mark Zuckerberg، المؤسس والرئيس التنفيذي لـ Meta، عن الهند:
«كل أسبوع الآن، يراسل أكثر من 60% من مستخدمي واتساب في الهند حساباً لنشاط تجاري.»
العميل الذي يكتب لك في العاشرة ليلاً ولا يصله شيء يكتب للمنافس التالي في القائمة. رسالة الغياب لا تبيع له، لكنها تبقيه منتظراً إلى الصباح.
كيف تفعّل رسالة الغياب خطوة بخطوة؟
- أدخل ساعات عملك أولاً. من ملف النشاط التجاري (Business profile) حدّد أيام العمل وساعاته. خيار «خارج ساعات العمل» لا يظهر إلا بعد ذلك.
- افتح تبويب الأدوات (Tools) واختر رسالة الغياب (Away message).
- فعّل إرسال رسالة غياب (Send away message).
- اضغط على نص الرسالة، واكتب رسالتك أو الصق أحد النماذج أدناه، ثم اضغط موافق.
- اضغط الجدول الزمني (Schedule) واختر خارج ساعات العمل (Outside of business hours).
- اختر المستلمين (Recipients): الجميع، أو كل من ليس في جهات الاتصال، أو الجميع ما عدا أشخاصاً تحدّدهم، أو أشخاصاً محدّدين فقط.
- اضغط حفظ، ثم جرّبها من رقم آخر خارج الدوام.
ويشترط واتساب أن يكون الهاتف متصلاً بالإنترنت كي تُرسَل الرسالة. هاتف مغلق أو بلا شبكة ليلاً يعني أن الرد خارج الدوام لن يصل.
ما الفرق بين خيارات الجدولة الثلاثة؟
| الخيار | متى تُرسَل الرسالة | يناسب |
|---|---|---|
| الإرسال دائماً (Always send) | في كل الأوقات | الإجازات الطويلة، أو فترة إغلاق كاملة |
| جدول مخصّص (Custom schedule) | في الفترة التي تحدّدها فقط | عطلة العيد، أو سفر، أو معرض لأيام محدّدة |
| خارج ساعات العمل (Outside of business hours) | خارج الساعات المسجّلة في ملف النشاط | الاستخدام اليومي المعتاد |
ماذا تكتب في رسالة الغياب؟
| العنصر | لماذا | مثال |
|---|---|---|
| تأكيد الاستلام | ليعرف العميل أن رسالته وصلت | «شكراً لتواصلك مع [اسم النشاط]» |
| سبب التأخير | ليفهم أن التأخير مؤقت | «نحن خارج الدوام الآن» |
| موعد العودة | أهم سطر في الرسالة | «نعود غداً الساعة 9 صباحاً» |
| ما يفعله الآن | ليبدأ فريقك بالطلب جاهزاً | «اكتب لنا طلبك وسنبدأ به أول الدوام» |
| بديل للعاجل | للحالات التي لا تنتظر، إن كان عندك بديل فعلي | «للحالات العاجلة: [الرقم]» |
ما نماذج رسالة الغياب الجاهزة للنسخ؟
غيّر ما بين القوسين، واكتب موعد عودتك الفعلي لا موعداً متفائلاً.
خارج ساعات العمل اليومية
شكراً لتواصلك مع [اسم النشاط].
نحن خارج الدوام الآن. ساعات العمل: [الأيام] من [الساعة] إلى [الساعة].
اكتب لنا طلبك الآن، وسنبدأ به أول الدوام.
عطلة نهاية الأسبوع
أهلاً بك في [اسم النشاط].
اليوم إجازتنا الأسبوعية، ونعود يوم [اليوم] الساعة [الساعة].
للحالات العاجلة: [رقم أو بريد بديل إن وُجد].
إجازة العيد أو إجازة رسمية
كل عام وأنتم بخير 🌙
[اسم النشاط] في إجازة من [التاريخ] إلى [التاريخ]. نرد على جميع الرسائل بالترتيب عند عودتنا يوم [اليوم].
عيادة خارج الدوام
شكراً لتواصلك مع [اسم العيادة].
العيادة مغلقة الآن وتفتح [اليوم] الساعة [الساعة]. للحجز أرسل الاسم والتخصص المطلوب واليوم المناسب.
للحالات الطارئة توجّه إلى أقرب طوارئ أو اتصل على [الرقم].
مكتب عقاري خارج الدوام
أهلاً بك في [اسم المكتب].
نحن خارج الدوام الآن. أرسل رابط الإعلان أو نوع العقار والحي والميزانية، ونتواصل معك من [الساعة] صباحاً.
متجر إلكتروني خارج الدوام
شكراً لتواصلك مع [اسم المتجر] 🛍️
فريق خدمة العملاء يعمل من [الساعة] إلى [الساعة]. للاستفسار عن طلب أرسل رقمه، وللطلب الجديد يمكنك الشراء مباشرة من [رابط المتجر].
هل تتغيّر رسالة الغياب في رمضان والمواسم؟
نعم، وهذا أكثر ما يُنسى. في رمضان تتغيّر ساعات العمل عند أغلب الأنشطة في السعودية والإمارات، وكذلك في الأعياد والصيف. غيّر شيئين معاً: ساعات العمل في ملف النشاط التجاري، ونص الرسالة إن كان يذكر الساعات. ثم جرّب الرسالة من رقم آخر. وضع تذكيراً في تقويمك لإعادتها بعد الموسم، كي لا تبقى «إجازة العيد» في ردّك شهراً بعد انتهائها.
ما الأخطاء الشائعة في الرد الالي خارج الدوام؟
- اختيار «الإرسال دائماً» ونسيانه. فتصل رسالة «نحن خارج الدوام» لعميل في منتصف النهار. استعمل «خارج ساعات العمل» للاستخدام اليومي.
- ساعات عمل قديمة في ملف النشاط. الرسالة تعتمد عليها، فراجعها في رمضان والأعياد والصيف.
- رسالة بلا موعد. «سنرد لاحقاً» لا تكفي. اكتب اليوم والساعة.
- وعد لا تلتزم به. لا تكتب «نرد خلال ساعة» إن لم يكن أحد يتابع الهاتف فعلاً.
- هاتف بلا إنترنت. الرسالة تُرسَل من هاتفك، لا من خوادم واتساب.
كيف تتعامل مع رسائل الليل في الصباح؟
رسالة الغياب نصف العمل. النصف الآخر ما يفعله الفريق أول الدوام:
- ابدأ برسائل الليل قبل رسائل اليوم. أصحابها ينتظرون منذ ساعات، وأنت وعدتهم بالبدء بهم.
- رد بالترتيب الذي وصلت به. صنّف المحادثات غير المقروءة وابدأ بالأقدم.
- استعمل الردود السريعة للأسئلة المتكرّرة. السعر والموقع وطريقة الحجز لا تحتاج كتابة من الصفر.
- عُدّ الرسائل. سجّل لأسبوعين كم رسالة تصلك خارج الدوام. هذا الرقم يحدّد هل تكفيك رسالة الغياب أم تحتاج حلاً آخر.
متى لا تكفي رسالة الغياب؟
رسالة الغياب تؤجّل المحادثة ولا تُجريها. العميل الذي يسأل عن السعر ليلاً يبقى بلا سعر حتى الصباح، والذي يريد الحجز يبقى بلا موعد. يكفي هذا إذا كانت رسائل ما بعد الدوام قليلة. أما إذا كانت نسبة كبيرة من استفساراتك تصل مساءً أو في عطلة نهاية الأسبوع، فأنت تؤجّل جزءاً كبيراً من مبيعاتك كل يوم. الحل هنا نظام يجيب في وقت السؤال: يقرأ الرسالة، ويجيب من المعلومات التي تعتمدها، ويحجز الموعد، ويحوّل ما لا يعرفه لموظف في الصباح. وتشرح مقالة ما هو موظف الذكاء الاصطناعي؟ كيف يعمل.
ولإكمال الأدوات المجانية: طريقة عمل الرد الآلي في واتساب أعمال، ونماذج رسائل الترحيب، والردود السريعة.
يمكنك الاطّلاع على مشاريع NourSky المنشورة.
كم استفساراً يصلك بعد الدوام ولا يجد جواباً؟
حاسبة NourSky (نور سكاي) تقدّر ما تكلّفك الردود المتأخرة شهرياً من أربعة أرقام تعرفها مسبقاً.
الأسئلة الشائعة
لماذا لا يظهر خيار «خارج ساعات العمل» في رسالة الغياب؟
لأن ساعات العمل غير مُدخلة. بحسب مركز مساعدة واتساب، هذا الخيار متاح فقط إذا حدّدت ساعات عملك في ملف النشاط التجاري. أدخلها من الملف ثم عُد إلى رسالة الغياب.
هل تُرسَل رسالة الغياب والهاتف مغلق؟
لا. يشترط واتساب أن يكون الجهاز متصلاً بالإنترنت كي تُرسَل رسائل الغياب. إن كان الهاتف مغلقاً أو بلا شبكة، فلن يصل الرد التلقائي حتى يعود الاتصال.
هل يمكن تفعيل رسالة الترحيب ورسالة الغياب معاً؟
نعم، فهما أداتان منفصلتان في تبويب الأدوات، ولكل منهما نصّها وإعداد مستلميها. رسالة الترحيب تُرسَل عند أول تواصل أو بعد 14 يوماً من دون نشاط، ورسالة الغياب بحسب الجدول الذي تختاره.
